Acht Projektgruppen bereiten Fusion der Verwaltung vor

Die Erfahrungen aus anderen Fusionsprozessen zeigen, dass für einen guten Übergang genügend Zeit eingeplant werden muss. Bereits vor der juristischen Verschmelzung der Gebietskirchen sollen die Prozesse in den Verwaltungen angeglichen werden, um einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen. Dazu wurden acht Projektgruppen gebildet, die sich intensiv mit den Verwaltungsstrukturen auseinandersetzen.

Damit ein Fusionsprozess gelingt, gilt es diesen gut vorzubereiten – nicht nur auf organisatorischer, sondern auch auf menschlicher Ebene. So entschieden sich die Kirchenleiter beider Gebietskirchen für die Gründung von Projektgruppen: Allgemeine Verwaltung, Finanzen/Controlling, Fortbildung Amtsträger, Immobilien, Informationstechnologien (IT), Kirchenmusik, Kommunikation und Personal.

Mitglieder der Projektgruppen

Mitglieder dieser Gruppen sind vorrangig die Abteilungsleiter und themenbezogen auch weitere Mitarbeiter der Verwaltung. Die interdisziplinäre Zusammenarbeit wird durch die Verwaltungsleiter Wolfgang Novicic und Guido Wernicke sichergestellt. 

Im ersten Schritt analysierten die jeweiligen Gruppen den Ist-Zustand und priorisierten die zu bearbeitenden Themenbereiche. Neben der Zusammenführung von Vorhandenem, werden auch der Optimierungsbedarf ermittelt und somit gemeinsame Ziele in den Bereichen festgelegt.

Die Projektgruppen und ihre Schwerpunkte

Die Projektgruppe Allgemeine Verwaltung beschäftigt sich mit der Harmonisierung der internen Verwaltungsabläufe und damit verbunden einer weiterhin reibungslosen Unterstützung der ehrenamtlichen Mitarbeiter und Kirchenmitglieder.

Die Projektgruppe Immobilien entwickelt ein Konzept zur Zusammenführung der in beiden Gebietskirchen von den jeweiligen Bau- bzw. Immobilienabteilungen bisher praktizierten Arbeitsprozesse mit dem Ziel einer Vereinheitlichung von Tätigkeiten und Strukturen sowie IT-Anwendungen. Eines von vielen Hauptzielen sind hierbei die Ermittlung identischer Prozesse und Strukturen und die Übernahme bewährter Vorgehensweisen.

Finanzen und Controlling kümmert sich unter anderem um die Zusammenführung bestehender Buchhaltungssysteme. Die Projektgruppe rund um IT und Technik wird auf allen Ebenen tätig sein – von der Haustechnik in den Verwaltungen, über die Übertragungstechnik in den Gemeinden bis hin zur Betreuung vorhandener Software-Lizenzen für die Verwaltungsarbeit. 

In den Bereichen Fortbildung Amtsträger, Kirchenmusik und Kommunikation werden vor allem vorhandene Konzepte und neue Ideen sowie der Optimierungsbedarf zusammengetragen.

Gewachsene Strukturen berücksichtigen

Wie in wirtschaftlichen Unternehmen, finden sich auch in den Gebietskirchen gewachsene Strukturen und somit auch kulturelle Unterschiede, die zu berücksichtigen sind. Die Fusionsseite ist ein Ergebnis der Projektgruppe Kommunikation, um zum Beispiel die kulturellen Aspekte für alle Mitglieder sichtbar zu machen. Gleichzeitig sollen aber auch die Prozesse nachvollziehbar und transparent gemacht werden.  

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